Prozessoptimierung für innovatives Kern-Business

Prozesse nur an Weihnachten?

Prozessoptimierung als geschäftlicher Aktivitätsbereich wird oftmals mit grossen Unternehmen, Corporates und Enterprises in Verbindung gebracht, die sich alle Jahre wieder beginnen umzustrukturieren und neu zu formieren, und dafür teilweise grosse Projekte lancieren. Dadurch kann leicht der Eindruck entstehen, Prozessoptimierungen seien unglaublich träge, aufwändig und teuer.

Ich sehe Prozessoptimierung mehr als einen schlanken, parallelen Prozess in sich selbst, denn als ein periodisch wiederkehrendes Ereignis wie Weihnachten.

Ein Beispiel

Das folgende Beispiel aus der Software-Entwicklung dient tatsächlich lediglich der Veranschaulichung und ist absolut rein zufällig gewählt … Ok, vielleicht lässt sich daran doch erkennen, wo meine «Herkunft» liegt. 😉

Nichtsdestotrotz ist das Beispiel grundsätzlich beliebig austauschbar und hätte auch den Prozess einer Terminplanung und -verwaltung, den Patienten-Check-In bei einem Arzt, oder die Kontoeröffnung bei einer Bank … oder, oder, oder, beinhalten können.

Mittels agiler Software-Entwicklung werden innerhalb von jeweils zwei Wochen, dem so genannten Sprint, zusätzliche Features für eine Applikation umgesetzt, mit dem Ziel sie an die Endkunden auszuliefern. Diese Features werden in so genannten User Stories beschrieben und für die Umsetzung spezifiziert in einem Backlog (engl. «Rückstand»; Liste an priorisierten Aufgaben zur späteren Bearbeitung) abgelegt.

Das Entwickler-Team, bestehend aus drei Software-Entwicklern, setzt die User Stories innerhalb des Sprints sukzessive um. Fertige Stories durchlaufen verschiedene, durch einen Tester manuell durchgeführte Tests, die die Funktion sicherstellen. Während erfolgreich getestete User Stories für einen Release (engl. «Veröffentlichung»; Veröffentlichung einer neuen Version einer Applikation) eingeplant werden können, müssen Fehler von einem Entwickler analysiert und berichtigt werden, um danach nochmals ein Testing zu durchlaufen. Mehrere User Stories werden zu einem Release zusammengefasst und manuell publiziert.

Viele werden jetzt vielleicht gedacht haben, der eine Tester kommt als erstes «unter die Räder». Nach der Durchführung von zehn Simulationsläufen fällt direkt auf, dass der Output (engl. «Ausgabe»; Ergebnis des Prozesses) mit durchschnittlich gerade einmal 25.2 von 60 geplanten User Stories tatsächlich sehr gering ist. Bei genauerer Betrachtung der Teilergebnisse wird deutlich, dass mehr Releases möglich wären, die Entwickler mit ihren konkurrierenden Aufgaben hinsichtlich Umsetzung, Analysen, Bugfixes und Releases aber vergleichsweise stark ausgelastet sind.

Anstatt nun direkt eine neue Entwicklerstelle auszuschreiben (wie es oftmals tatsächlich passiert, wenn der Output nicht stimmt), sehe ich einen konkreten Lösungsansatz für das Problem in der Integration eines CI/CD (Continuous Integration / Continuos Delivery; engl. «Kontinuierliche Integration» / «Kontinuierliche Lieferung»; Automatisierte Bereitstellung von Codeänderungen). Es gibt diverse SaaS-Lösungen (Software as a Service; engl. «Software als Dienst»; Bereitstellung von Software über das Internet) am Markt, die es heute leicht ermöglichen, Software-Releases mit nur sehr geringen Mehrkosten automatisiert durchzuführen ohne ganze Server-Systeme selbst betreiben und warten zu müssen, egal ob zum Beispiel für eine Web Applikation oder eine Mobile App.

Die Verifikation meines Lösungsansatzes kann nun direkt durch die Anpassung des Modells erfolgen und generiert damit keine nennenswerten Mehrkosten oder Aufwände. Wenige Minuten und die Ausführung weiterer zehn Simulationsläufe offenbaren mit einem Output von 53.4 der 60 geplanten User Stories bereits eine effektive Steigerung von über 100%.

Dies zeigt exemplarisch, dass mit vergleichsweise einfachen Massnahmen und der Fokussierung auf Engpässe leicht auch hohe Effizienzsteigerungen möglich werden, ohne langwierige, teure und theoretische Prozessberatungen, die dies grundsätzlich in dieser Tiefe gar nicht leisten können, trotzdem mit einem hohen Risiko hinsichtlich Akzeptanz einhergehen.

«Viele Bäche ergeben einen Fluss»

Prozesse begegnen uns überall und begleiten unseren (Arbeits-)Alltag ständig. Sie müssen dabei nicht super gross und/oder komplex sein, um durch eine Optimierung eine nachhaltige Effizienzsteigerung zu bewirken.

Gerade auch kleinere Prozesse generieren Aufwand und können in der Betrachtung über einen Zeitbereich enormes Potential bieten, vor allem wenn sie sich häufig wiederholen und/oder vollständig manuell sind. Die Komplexität solcher „Mikroprozesse“ liegt dabei oftmals auch in den Wechselwirkungen mit komplett anderen Prozessen und Bereichen, da sie typischerweise keine dedizierten Ressourcen besitzen, sondern sich auf gemeinsame Ressourcen stützen.

«Veränderung ist schlecht»

Prozesse im Rahmen einer Optimierung zu digitalisieren ist allgemein ein probater, beliebter Ansatz zur Effizienzsteigerung, und das grundsätzlich zu recht. Das heisst mitnichten, immer alles neu zu erfinden, umzustrukturieren oder gar ganze, vermeintlich «effizientere» Prozesse anderer platt zu übernehmen.

Im Gegenteil. Die Effizienz von Prozessen korreliert vor allem mit ihrer Akzeptanz und Integration im jeweiligen Unternehmen. «Veränderung ist schlecht» ist in diesem Zusammenhang mehr Ausdruck fehlender Identifikation der Beteiligten mit theoretischen, «overengineer-ten» Prozessen, bei der Digitalisierung zusätzlich oftmals auch im Zusammenhang mit unzureichenden, wenig intuitiven Benutzererfahrungen vorgesehener Systeme, denn wörtlich zu verstehen. Daher muss vor allem die Trägerschaft, also die Stakeholder innerhalb eines Prozesses, bei einer Prozessoptimierung unbedingt mit berücksichtigt werden. 

Learnings over «Best Practises»

Das lässt sich einfach bewerkstelligen, indem bestehende Prozesse eines Unternehmens von vornherein konkret mit einbezogen werden. Sie alle sind gewachsen, werden bereits innerbetrieblich getragen — und das niemals grundlos!

Ein aus meiner Sicht grosser Fehler bei der Prozessoptimierung ist, einen vermeintlich idealen Prozess “From-the-Sketch” theoretisch neu «zu erfinden», um ihn danach als kompletten “Fremdkörper” in das eigene Real-Business einführen zu wollen.

Studierst du noch oder simulierst du schon?

Um die teilweise sogar sehr guten und passenden Erfahrungen und Learnings individuell gewachsener Prozesse zu bewahren, weiterzuentwickeln und gleichzeitig mit einer hohen Akzeptanz wirtschaftlich sinnvoller Optimierungen im eigenen Unternehmen zu vereinen, bietet sich die Analyse und Simulation bestehender Prozesse analog des obigen Beispiels an. Als schlanker und agiler Ansatz lassen sich dadurch Engpässe leicht identifizieren, um sie mit der möglichst einfachsten Lösung, die es braucht, um den grössten Mehrwert hinsichtlich Aufwand und Nutzen zu schaffen, zu optimieren. 

Simulationen helfen als zentrales Element effektiv, zur:

• Visualisierung und Dokumentation bestehender Prozesse
• Aufdeckung von Engpässen
• und zur Verifikation möglicher Lösungsansätze

Im Weiteren bieten Simulationen dadurch die optimale Unterstützung für:

• das Controlling
• eine Skalierung
• und das Qualitätsmanagement

Melde dich gern direkt bei mir und vereinbare einen unverbindlichen Termin, wenn dich das Thema Prozessoptimierung interessiert, dich vielleicht sogar gerade aktuell beschäftigt und du konkret Unterstützung im Bereich der Prozessoptimierung suchst:

Innovation für Kern-Business

Wir haben unsere Expertise hierzu vor allem im Bereich der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle und MVPs im Rahmen diverser Innovationsvorhaben grosser Unternehmen und Corporates über viele Jahre aufgebaut. Hierbei wird zunächst im Wochenrahmen eine Geschäftsidee geschärft, getestet und bewertet, um sie danach in agiler Weise als so genanntes MVP (Minimum Viable Product, engl. «Minimal lebensfähiges Produkt»; Produkt mit minimalstem Feature-Set zur Erfüllung seines ureigenen Zwecks in Verbindung mit seiner Zielgruppe) umzusetzen.

Dieses Modell haben wir auf das Kern-Business von Unternehmen bzw. dessen relevanter Prozesse transformiert. An die Stelle der Geschäftsidee tritt ein bestehender, individueller Prozess, der modelliert und simuliert wird, um Potentiale zu identifizieren, Änderungen zu testen und zu bewerten. Anstelle der Umsetzung eines MVPs, werden gefundene, verifizierte Massnahmen realisiert, von der «Low hanging Fruit» (engl. «Tiefhängende Frucht»; Mit sehr niedrigem Aufwand erreichbare, einfach Lösung) bis zum ultimativen «Game Changer» (engl. «Spielveränderer»; Lösung mit besonders hoher Auswirkung).

Durch diese schlanke, zielgerichtete, schrittweise und datengetriebene Methode zur Prozessoptimierung kann innert kürzester Zeit ein maximaler Mehrwert für den Erfolg Ihres Unternehmen generiert werden, mit allen Herausforderungen hinsichtlich:

• der Komplexität und Compliance
• von Legacy Systemen
• der individuellen Sicherheitsanforderungen
• der Kundenerwartungen
• der internen Akzeptanz von Änderungen an etablierten, bestehenden Prozessen

Fazit

Prozesse sind unstrittig ein wesentlicher Aspekt jedes Unternehmens, deren Optimierung kann nachhaltig relevant für Geschäftserfolg und sogar Bestehen sein. Sie liegen dabei in der Autorität des Unternehmens, dessen Geschäftsleitung und allgemein Prozessverantwortlicher.

Die Digitalisierung in der Prozessoptimierung ist das zentrale (Zukunfts-)Thema der Industrie und Wirtschaft. Ob industrielles Metaverse, Omniverse oder auch digitaler Zwilling. Vielfach handelt es sich (noch) um Zukunftskonzepte, die noch einige Zeit brauchen werden, um in der breiten Masse, dem Rückgrat unserer Wirtschaft, den KMU, anzukommen. Während die Möglichkeiten Raum für beinahe grenzenlose Fantasien bieten, scheiden sich derzeit die Geister vor allem an Komplexität, Abhängigkeiten, Datenschutz, Compliance, aber auch ethischen Grundsätzen im Umgang mit neuen Technologien wie beispielsweise AI (Artificial Intelligence, engl. «Künstliche Intelligenz»).

Solange AI und Co das Ruder noch nicht vollständig übernommen haben, bleibt es an uns, Prozesse effektiv zu optimieren, die man dazu kennen und verstehen muss. Die optimale Lösung bedingt ein Problem um wirtschaftlich zu sein, bei der Aufwände und Kosten im Verhältnis zu einem konkreten, erreichbaren Mehrwert stehen. Simulationen lassen sich selbst für «Alltags-Prozesse» effektiv einsetzen, um Probleme zu identifizieren und Lösungen zu bewerten, bevor sie umgesetzt werden.

Melde dich gern bei mir, wenn du Unterstützung im Bereich der Prozessoptimierung suchst. Gern auch für Fragen, Kommentare oder sonstiges Feedback.